A virtualização de processos proporcionará diminuição do espaço de armazenamento de documentos, redução de custos, mais agilidade e transparência na tramitação, além da contribuição à sustentabilidade do meio ambiente
Foi lançado em solenidade esta manhã, dia 30, no Salão Nobre, o SEI (Sistema Eletrônico de Informações), um sistema de tramitação eletrônica de processos, que possibilitará produção, edição, assinatura e trâmite de documentos de forma eletrônica, proporcionando a virtualização de processos e documentos.
A solenidade de lançamento teve as presenças do reitor Carlos Alexandre Netto; do vice-reitor Rui Vicente Oppermann; do pró-reitor de Planejamento, Ário Zimmermann; do vice-pró-reitor de Planejamento e Administração, Luis Roberto da Silva Macedo; do pró-reitor de Gestão de Pessoas, Maurício Viegas; da diretora do CPD-UFRGS, Jussara Musse; e da coordenadora do SEI-UFRGS, Gabriela Branco, do Escritório de Processos da Proplan.
“Temos hoje uma nova fase, uma nova cultura, em plena implantação na Universidade. Além de contribuir para o meio ambiente e para boas práticas de transparência, o desenvolvimento do SEI vai envolver cada vez mais toda a Universidade, e isso é também um grande benefício”, declarou o Reitor.
Desenvolvido pelo TRF4 e implantado em mais de 120 instituições, o SEI é a solução adotada oficialmente para gestão de processos pelo Governo Federal através do PEN (Processo Eletrônico Nacional). A UFRGS é umas das primeiras universidade federais do Brasil a implantar o software.
Com a implantação do software, a Universidade terá diminuição do espaço de armazenamento de processos, redução de custos, além de dar sua contribuição à sustentabilidade ao gerar economia no uso de folhas de papel, de material de escritório e nos contratos de impressora.
“ A médio e longo prazo, será de impacto significado suprimir o uso de folhas e substituir o papel nos processos, que anualmente somam mais de 45 mil conjuntos de documentos tramitando na Universidade”, informou o Ário Zimmermann.
Na apresentação do SEI-UFRGS, a coordenadora do sistema destacou outra grande vantagem da implantação do software: proporcionar mais segurança da informação, mais agilidade e mais transparência na tramitação de processos. “O MPOG está desenvolvendo um protocolo integrado, que proporcionará a qualquer cidadão, e aqui na Universidade, a qualquer servidor entrar no SEI e acessar os processos em tramitação”, adiantou Gabriela Branco. Pesquisa do MPOG em órgãos e instituições que já implantaram o SEI, mostrou que os processos passaram a tramitar em média 60% mais rápido em função da virtualização.
A virtualização de processos na Universidade já começou, em caráter piloto, em maio de 2014, com a tramitação eletrônica de 4.500 conjuntos de documentos relativos a pagamento. Aproximadamente, 40% do total de processos que tramita na UFRGS diz respeito a questões de pagamento. Até o final de ano, outros processos da Proplan, como compras e contratos, serão incluídos no SEI. Em janeiro, irão os processos dos servidores, e até metade de 2016, será expandido para todos os documentos.
Treinamento – Mais de 200 usuários na UFRGS já receberam treinamento pelo Protocolo Geral para utilizar o SEI, incluindo 100% dos gestores das unidades. Quem tiver dúvidas pode recorrer ao suporte do Protocolo Geral através do ramal 3088 e e-mail sei@ufrgs.br. Informações completas sobre o SEI estão disponíveis no site www.ufrgs.br/proplan/servicos/sei.
O processo de implantação do SEI é coordenado pela PROPLAN, em parceria com o CPD da UFRGS. Fazem parte da equipe o DAGER, o Escritório de Processos, o Protocolo Geral, o Arquivo Geral e a DGIC, além do apoio de outros setores.
ASCOM –Universidade Federal do Rio Grande do Sul
Foto: Ramon Moser/UFRGS